Ajolista

Ajolista on tapahtuman ohjelma minuutin tarkkuudella: esitysten lisäksi juonnot, tauot, musiikki, videot ja lavan vaihdot. Se on hallinnan välilehdellä Ajolista. Sitä muokataan yhdessä, ja muutokset näkyvät kaikille heti. Ajolista kuuluu kaikkiin paketteihin.

Ajolistan luonti

1. Tuo ensin aikataulu, jos sitä ei ole vielä tuotu. Ks. Aikataulun tuonti.
2. Avaa Ajolista ja valitse Luo aikataulusta. Jokaisesta sessiosta tulee rivi oikealle päivälle, ja rivin kesto on aika seuraavaan sessioon (enintään kaksi tuntia).
3. Lisää omat rivit päivän lopun + Lisää rivi -painikkeella tai rivin valikosta (⋯): Lisää rivi alle.

Voit myös aloittaa tyhjästä. Kun aikataulu myöhemmin tuodaan, sessiot lisätään ajolistaan aikajärjestykseen.

Ajat

• Rivi alkaa, kun edellinen päättyy. Kirjoita aikakenttään kellonaika (esim. 9.45), niin rivi kiinnittyy siihen. Tyhjennä kenttä, niin kiinnitys poistuu.
• Aikataulun session rivi alkaa session ajasta, ellei sille ole kirjoitettu omaa aikaa.
• Ennen päivän ensimmäistä kiinnitettyä riviä olevat rivit lasketaan siitä taaksepäin, esimerkiksi 15 minuutin Ovet aukeavat ennen klo 10:n avausta.
• Jos edellinen rivi venyy kiinnitetyn rivin päälle, rivillä lukee Edellinen menee 5 min päälle. Väli näkyy muodossa 10 min väli.

Esitysrivit

Session rivillä näkyvät aikataulun aika, otsikko ja puhujat sekä esityksen tila samoin kuin tilannenäkymässä: Driven tiedostonimi, versio ja saapumisaika sekä merkinnät, kuten Myöhäinen muutos, Oma kone, Ääni, Video ja ✓ Lavan koneella. Tiedot päivittyvät heti, kun uusi versio on tarkistettu ja toimitettu.

Voit kirjoittaa riville oman otsikon tai esiintyjät. Tyhjänä rivi näyttää aikataulun tiedot. Jos session puhujat poistetaan aikataulusta, rivillä lukee Ei enää aikataulussa.

Järjestäminen ja yhteismuokkaus

• Siirrä riviä vetämällä sen kahvasta (⠿), rivin valikosta tai näppäimillä Alt+↑ ja Alt+↓. Päivän ensimmäinen tai viimeinen rivi siirtyy edelliseen tai seuraavaan päivään.
• Muut muokkaajat näkyvät yläpalkissa nimikirjaimina, ja rivillä, jota joku muokkaa, lukee esimerkiksi Kalle muokkaa. Jos kaksi muuttaa samaa kenttää yhtä aikaa, viimeisin tallennus jää voimaan.
• Muutokset tallentuvat itsestään. Jos yhteys katkeaa, muokkaus on pois päältä, kunnes yhteys palaa.

Aikataulun session rivin poistaminen on pysyvää: rivi ei palaa ajolistaan, vaikka aikataulu tuotaisiin uudelleen.

Katselulinkki tiimille

1. Kirjoita ajolistan alla kohdassa Tiimin katselulinkit, kenelle linkki on (esim. Juontajat), ja valitse Luo linkki.
2. Valitse Kopioi linkki ja lähetä se tiimille.

Linkillä näkee ajolistan työversion ilman tunnuksia, ja muutokset näkyvät heti. Linkillä ei voi muokata, eikä siinä näy sähköpostiosoitteita, puhujien linkkejä eikä tiedostoja. Jos linkki päätyy vääriin käsiin, valitse Peru: linkki lakkaa toimimasta heti, myös jo avatuilla sivuilla.

Jos katselusivun reaaliaikainen yhteys ei pääse yritysverkon läpi, sivu hakee muutokset 20 sekunnin välein ja kertoo sen yläpalkissa.

Tulostus

Tulosta tulostaa kaikki päivät, joilla on rivejä, ja päivän otsikon Tulosta päivä vain sen päivän. Tuloste on A4-vaaka, ja jokainen päivä alkaa omalta sivultaan. PDF:n saat tallennettua selaimen tulostusikkunasta. Sama toimii tiimin katselusivulla.

Vienti Ontimeen

Ontime (getontime.no) on lavan ajastin- ja ajolistaohjelma. Päivän otsikon Ontime (.xlsx) lataa päivän ajolistan tiedostona, jonka Ontime tuo sellaisenaan. Jokainen päivä on Ontimessa oma ajolistansa.

1. Valitse päivän otsikosta Ontime (.xlsx).
2. Avaa Ontimessa Editor, asetukset ja Project settings → Import spreadsheet, ja valitse tiedosto.
3. Ontime tunnistaa sarakkeet itse. Jos haluat myös esiintyjät, esityksen tilan, tekniikan ja tyypin, lisää omiksi kentiksi (custom fields) Esiintyjat, Esitys, Tekniikka ja Tyyppi. Nimet kirjoitetaan ilman ääkkösiä, koska Ontime ei hyväksy niitä kenttien nimissä.
4. Valitse uusi ajolista, tai päivitä aiemmin tuotu ajolista merge-tilassa.

Ajat tulevat sellaisinaan: kiinnitetyt rivit ja päivän ensimmäinen rivi saavat oman alkuaikansa, ja muut alkavat edellisen perään kuten Deckhandoffissa. Tiedostossa on rivien tunnisteet, joten päivitetyn tiedoston voi tuoda samaan ajolistaan merge-tilassa: Ontime päivittää rivit ja säilyttää niihin lisätyt automaatiot. Rivit, jotka on poistettu Deckhandoffista, poistuvat myös Ontimesta.

Ontimessa tehdyt muutokset korvautuvat seuraavassa tuonnissa, joten muokkaa ajolistaa Deckhandoffissa ja tuo se uudelleen.