Käsittelysopimus

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSOPIMUS

Osapuolet
Rekisterinpitäjä: [Asiakkaan nimi], Y-tunnus [Y-tunnus], [osoite], yhteyshenkilö [nimi, sähköposti] (”Asiakas”)
Käsittelijä: Tmi Oskari Järvelin (Deckhandoff), Y-tunnus 3284249-9, Kaislatie 11 L 54, 90150 Oulu, asiakaspalvelu@deckhandoff.fi (”Deckhandoff”)

1. Tarkoitus ja soveltaminen
Sopimus koskee henkilötietoja, joita Deckhandoff käsittelee Asiakkaan lukuun, kun Asiakas käyttää Deckhandoff-palvelua tapahtumiensa puhujien esitysmateriaalien keräämiseen, tarkistamiseen ja toimittamiseen tekniselle kumppanille. Sopimus täydentää palvelun käyttöä, ja sitä sovelletaan niin kauan kuin Deckhandoff käsittelee henkilötietoja Asiakkaan lukuun. Asiakkaan asiakassuhteeseen ja laskutukseen liittyviä tietoja Deckhandoff käsittelee rekisterinpitäjänä, eikä tämä sopimus koske niitä.

2. Käsittelyn kuvaus
Käsittelyn luonne ja tarkoitus: aikataulun lukeminen Asiakkaan taulukosta, henkilökohtaisten latauslinkkien ja kutsujen, vahvistusten, muistutusten ja ilmoitusten lähettäminen, ladattujen tiedostojen tallentaminen, tarkistaminen, nimeäminen ja toimittaminen tapahtuman Google Drive -kansioon, pikkukuvien luominen, manifestin ylläpito sekä tilanteen näyttäminen Asiakkaalle, puhujille ja tekniselle kumppanille.
Rekisteröidyt: tapahtuman puhujat, teknisen kumppanin yhteyshenkilöt ja Asiakkaan palvelua käyttävä henkilöstö.
Henkilötiedot:
- puhujat: etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, kieli, sessiot (päivä, aika ja otsikko), latauslinkin tunniste (tallennettu tiivisteenä ja salattuna), linkin viimeisin käyttöaika, ladatut tiedostot ja niiden sisältö, alkuperäiset tiedostonimet, versiot ja latausajat, tarkistusten tulokset, vastaukset äänikysymykseen, oman koneen ilmoitus lisätietoineen sekä lähetettyjen viestien loki (vastaanottaja, viestin tyyppi ja aika)
- teknisen kumppanin yhteyshenkilöt: nimi tai yrityksen nimi, sähköpostiosoite ilmoituksille, näkymän viimeisin käyttöaika sekä haku- ja kuittausmerkinnät
- Asiakkaan henkilöstö: sähköpostiosoite, jolla palveluun kirjaudutaan ja jolla puhujan puolesta ladatut versiot merkitään, kirjautumisajat sekä organisaation jäsenyys
- tekniset lokit: palvelimen pyyntötiedot, jotka voivat sisältää IP-osoitteen.
Erityiset henkilötietoryhmät: palvelua ei ole tarkoitettu niiden käsittelyyn. Esitysten sisältöä Deckhandoff ei tulkitse, vaan tarkistukset lukevat vain tiedoston rakenteen. Jos esityksiin sisältyy erityisiin ryhmiin kuuluvia tietoja, Asiakas vastaa käsittelyn perusteesta.
Kesto: palvelun käytön ajan ja kohdassa 10 kuvatun poiston loppuun asti.

3. Asiakkaan velvollisuudet
Asiakas vastaa siitä, että sillä on käsittelylle lainmukainen peruste, että rekisteröidyille on annettu tietosuojaseloste ja että palveluun tuodut tiedot ovat tarpeellisia. Asiakas antaa käsittelyohjeensa palvelun asetuksilla (esimerkiksi säilytysaika, nimeämiskaava ja Drive-kansio) ja tällä sopimuksella.

4. Deckhandoffin velvollisuudet
Deckhandoff
- käsittelee henkilötietoja vain Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, myös siirtojen osalta, ellei laki toisin vaadi
- ilmoittaa Asiakkaalle, jos ohje sen näkemyksen mukaan rikkoo tietosuojalainsäädäntöä
- varmistaa, että tietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon
- toteuttaa liitteen mukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimet
- avustaa Asiakasta rekisteröityjen oikeuksia koskevien pyyntöjen käsittelyssä ja toteuttaa Asiakkaan pyytämät tietojen korjaukset ja poistot ilman aiheetonta viivytystä
- avustaa Asiakasta tietoturvaa, tietoturvaloukkauksista ilmoittamista, vaikutustenarviointia ja ennakkokuulemista koskevien velvoitteiden täyttämisessä
- asettaa Asiakkaan saataville tiedot, jotka tarvitaan tämän sopimuksen noudattamisen osoittamiseen.

5. Henkilöstön pääsy tietoihin
Deckhandoffin ylläpitäjä voi käsitellä Asiakkaan tapahtuman tietoja asiakastukea varten Asiakkaan pyynnöstä tai silloin, kun se on välttämätöntä palvelun toimivuuden varmistamiseksi, esimerkiksi epäonnistuneen toimituksen selvittämiseksi.

6. Alikäsittelijät
Asiakas antaa yleisen luvan käyttää alikäsittelijöitä. Sopimushetkellä alikäsittelijät ovat:
- Cloudflare, Inc. – palvelimet, taustatyöt ja tiedostojen tallennus (tiedostot Länsi-Euroopassa). Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.
- Supabase Inc. – tietokanta (Irlanti). Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle perustuvat Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin (täytäntöönpanopäätös (EU) 2021/914).
- Google (Google Ireland Limited ja Google LLC) – Google Drive, Sheets ja Slides: tiedostojen toimitus tapahtuman Drive-kansioon, manifest, aikataulun luku ja pikkukuvat. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen tai vakiosopimuslausekkeisiin.
- Proton AG – sähköpostien lähetys (Sveitsi, jolla on Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös).
Deckhandoff ilmoittaa Asiakkaalle alikäsittelijöiden muutoksista vähintään 30 päivää etukäteen. Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta syystä ja tarvittaessa lopettaa palvelun käytön. Deckhandoff sitoo alikäsittelijät vastaaviin tietosuojavelvoitteisiin ja vastaa niiden toiminnasta.

7. Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle vain kohdassa 6 kuvatuilla perusteilla tai muulla tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisella perusteella.

8. Tietoturvaloukkaukset
Deckhandoff ilmoittaa Asiakkaalle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun se on havainnut loukkauksen. Ilmoitus sisältää tiedossa olevat tiedot loukkauksen luonteesta, rekisteröidyistä ja tietojen määrästä, todennäköisistä seurauksista ja toteutetuista toimenpiteistä.

9. Auditointi
Deckhandoff toimittaa pyynnöstä tiedot, joilla Asiakas voi varmistaa sopimuksen noudattamisen. Asiakas voi omalla kustannuksellaan auditoida käsittelyn tai teettää auditoinnin riippumattomalla tarkastajalla enintään kerran vuodessa, ilmoittamalla siitä 30 päivää etukäteen.

10. Tietojen poistaminen
Palvelu poistaa tapahtuman tiedostot ja pikkukuvat omasta tallennustilastaan ja anonymisoi tapahtuman henkilötiedot automaattisesti, kun tapahtuman viimeisestä päivästä on kulunut Asiakkaan asetuksissa valitsema säilytysaika (oletuksena 90 päivää). Aikataulun rakenne ja tilastot, joista ei voi tunnistaa henkilöitä, säilyvät.
Tapahtuman Google Drive -kansio (toimitetut tiedostot ja manifest) ei poistu automaattisesti. Jos kansio on Asiakkaan omassa Google Drivessa, Asiakas vastaa sen säilyttämisestä ja poistamisesta. Jos kansio on Deckhandoffin jaetussa Drivessa, Deckhandoff siirtää sen Asiakkaalle tai poistaa sen Asiakkaan pyynnöstä viimeistään 30 päivän kuluessa pyynnöstä. Pikkukuvia varten tehdyt väliaikaiset kopiot siirretään roskakoriin heti, ja Google poistaa ne roskakorista 30 päivän kuluessa.
Palvelun käytön päättyessä Deckhandoff poistaa Asiakkaan jäljellä olevat henkilötiedot 30 päivän kuluessa Asiakkaan pyynnöstä, ellei laki velvoita säilyttämään niitä. Varmuuskopioista tiedot poistuvat varmuuskopioiden normaalin kierron mukaisesti, ja tekniset lokit poistuvat viimeistään 7 päivän kuluttua.

11. Vastuu ja sovellettava laki
Osapuolten vastuu määräytyy tietosuoja-asetuksen 82 artiklan mukaisesti. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Erimielisyydet ratkaistaan Oulun käräjäoikeudessa.

Liite: tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimet
- Tietoliikenne salataan (HTTPS/TLS, HSTS).
- Tiedostot ladataan selaimesta suoraan yksityiseen tallennustilaan lyhytaikaisilla, allekirjoitetuilla osoitteilla. Tallennustila ja tietokanta salaavat tiedot myös levossa.
- Tietokantaan ei ole pääsyä selaimesta eikä julkisella rajapinnalla: kaikki haut kulkevat palvelimen kautta, ja tietokannan rivitason pääsynhallinta on päällä ilman julkisia oikeuksia.
- Puhujat ja tekninen kumppani käyttävät arvaamattomia henkilökohtaisia linkkejä. Linkin tunnisteesta tallennetaan vain SHA-256-tiiviste ja salattu kopio (AES-GCM) kutsun uudelleenlähetystä varten. Linkin voi uusia tai mitätöidä, jolloin vanha lakkaa toimimasta heti. Kumppani näkee vain oman tapahtumansa.
- Järjestäjät kirjautuvat sähköpostiin lähetettävällä kertakäyttöisellä linkillä, joka on voimassa 20 minuuttia. Istunto on HttpOnly-evästeessä, siitä tallennetaan vain tiiviste, ja se päättyy 30 päivässä tai uloskirjautumiseen. Jokainen pyyntö tarkistaa, että käyttäjä on tapahtuman organisaation jäsen, eikä muiden organisaatioiden tapahtumia voi avata.
- Linkkisivuja ei indeksoida hakukoneisiin eikä tallenneta välimuistiin, eikä niiltä välitetä viittaustietoa muille sivustoille.
- Palvelutilillä on pääsy vain palvelun omiin Drive-kansioihin ja taulukoihin, jotka on jaettu sille.
- Salaiset avaimet säilytetään palvelinympäristön salaisuuksina, ei lähdekoodissa.
- Esitykset tarkistetaan koodilla lukemalla tiedoston rakenne. Sisältöä ei käsitellä tekoälyllä eikä luovuteta kolmansille osapuolille.
- Henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan automaattisesti säilytysajan päätyttyä.

Allekirjoitukset
Asiakas: [paikka ja päivämäärä] [nimi ja asema] [allekirjoitus]
Deckhandoff: [paikka ja päivämäärä] Oskari Järvelin [allekirjoitus]