DeckhandoffKun keräät Deckhandoffilla puhujien esityksiä, olet puhujien tietojen rekisterinpitäjä ja tarvitset tietosuojaselosteen. Deckhandoff käsittelee tietoja lukuusi. Julkaise seloste omalla sivustollasi ja linkitä se esimerkiksi puhujakutsuun.
Mitä tietoja palvelu tallentaa
- Puhujat: nimi, sähköposti, kieli ja sessiot aikataulustasi.
- Lataukset: esitystiedostot, versiot, latausajat, alkuperäiset tiedostonimet ja tarkistusten tulokset.
- Vastaukset: äänitarve sekä oman koneen kuvaliitäntä ja vapaamuotoiset lisätiedot.
- Käyttö: milloin puhuja on viimeksi avannut linkkinsä ja mitä viestejä hänelle on lähetetty.
- Tekninen kumppani: nimi, sähköposti ilmoituksille sekä haku- ja kuittausmerkinnät.
Esitykset voivat sisältää mitä tahansa, esimerkiksi kuvia ihmisistä. Deckhandoff ei tulkitse sisältöä. Pidä seloste siksi yleisenä: puhu esitystiedostoista, älä niiden sisällöstä.
Jos sinulla on jo tietosuojaseloste
Lisää alla oleva kappale olemassa olevaan selosteeseesi omaksi osiokseen. Täydennä hakasulkeissa olevat kohdat ja valitse yksi oikeusperuste.
Puhujien esitysmateriaalit (Deckhandoff)
Mitä tietoja käsittelemme
Käsittelemme tapahtuman puhujien ja teknisen kumppanin yhteyshenkilöiden tietoja:
- nimi, sähköpostiosoite ja kieli
- sessiosi päivä, aika ja otsikko
- lataamasi esitystiedostot, niiden versiot, latausajat ja tarkistusten tulokset
- vastauksesi äänikysymykseen ja oman koneen ilmoitus lisätietoineen
- milloin olet viimeksi avannut henkilökohtaisen linkkisi, ja sinulle lähetetyt viestit (kutsu, vahvistus, muistutukset)
Käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Käytämme tietoja esitysten keräämiseen ja toimittamiseen tapahtuman tekniikalle: lähetämme sinulle henkilökohtaisen latauslinkin, vahvistuksen ja tarvittaessa muistutuksia, tarkistamme tiedostot ja toimitamme ne tekniselle kumppanille. Käsittely perustuu [oikeutettuun etuumme järjestää tapahtuma / puhujasopimukseen].
Tietojen vastaanottajat
Tapahtuman tekninen kumppani [kumppanin nimi] saa esitystiedostot, joiden nimessä on päivä, aika ja sukunimesi, sekä tiedon äänen tarpeesta ja oman koneen kuvaliitännästä. Saman session muut puhujat näkevät session esitysversiot. Tietoja ei luovuteta muille.
Käsittelijät ja tietojen siirrot
Tietoja käsittelee lukuumme Deckhandoff-palvelu (Tmi Oskari Järvelin, Y-tunnus 3284249-9, deckhandoff.fi). Palvelu käyttää alikäsittelijöinä Cloudflare, Inc:iä (palvelimet ja tiedostojen tallennus Länsi-Euroopassa), Supabase Inc:iä (tietokanta Irlannissa), Googlea (Google Drive, Sheets ja Slides) ja Proton AG:tä (sähköposti, Sveitsi). Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.
Säilytysaika
Deckhandoff poistaa esitystiedostot ja anonymisoi henkilötiedot automaattisesti [säilytysaika, oletuksena 90] päivän kuluttua tapahtuman viimeisestä päivästä. Tekniikalle toimitetut tiedostot säilytämme tapahtuman Drive-kansiossa [säilytysaika, esim. kunnes tapahtuman tallenteet on julkaistu], minkä jälkeen poistamme ne.Tarkista lisäksi, että selosteesi yleiset osiot kattavat rekisterinpitäjän yhteystiedot, rekisteröidyn oikeudet ja valitusoikeuden tietosuojavaltuutetulle.
Jos selostetta ei vielä ole
Kopioi koko pohja, täydennä hakasulkeissa olevat kohdat ja julkaise seloste verkkosivullasi.
TIETOSUOJASELOSTE – [Tapahtuman nimi], puhujat
1. Rekisterinpitäjä
[Yrityksen tai yhdistyksen nimi], Y-tunnus [Y-tunnus]
[Postiosoite]
Tietosuoja-asiat: [nimi, sähköposti]
2. Mitä tietoja käsittelemme
Käsittelemme tapahtuman puhujien ja teknisen kumppanin yhteyshenkilöiden tietoja:
- nimi, sähköpostiosoite ja kieli
- sessiosi päivä, aika ja otsikko
- lataamasi esitystiedostot, niiden versiot, latausajat ja tarkistusten tulokset
- vastauksesi äänikysymykseen ja oman koneen ilmoitus lisätietoineen
- milloin olet viimeksi avannut henkilökohtaisen linkkisi, ja sinulle lähetetyt viestit (kutsu, vahvistus, muistutukset)
3. Mistä tiedot saadaan
Nimi, sähköpostiosoite ja sessio saadaan tapahtuman ohjelmasta [esim. puhujakutsusta tai CFP-palvelusta]. Esitystiedostot ja vastaukset saadaan sinulta itseltäsi henkilökohtaisen latauslinkin kautta, tai järjestäjä lataa sinulta sähköpostilla saamansa esityksen puolestasi.
4. Käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Käytämme tietoja esitysten keräämiseen ja toimittamiseen tapahtuman tekniikalle: lähetämme sinulle henkilökohtaisen latauslinkin, vahvistuksen ja tarvittaessa muistutuksia, tarkistamme tiedostot ja toimitamme ne tekniselle kumppanille. Käsittely perustuu [oikeutettuun etuumme järjestää tapahtuma / puhujasopimukseen].
5. Tietojen vastaanottajat
Tapahtuman tekninen kumppani [kumppanin nimi] saa esitystiedostot, joiden nimessä on päivä, aika ja sukunimesi, sekä tiedon äänen tarpeesta ja oman koneen kuvaliitännästä. Saman session muut puhujat näkevät session esitysversiot. Tietoja ei luovuteta muille.
6. Käsittelijät ja tietojen siirrot
Tietoja käsittelee lukuumme Deckhandoff-palvelu (Tmi Oskari Järvelin, Y-tunnus 3284249-9, deckhandoff.fi). Palvelu käyttää alikäsittelijöinä Cloudflare, Inc:iä (palvelimet ja tiedostojen tallennus Länsi-Euroopassa), Supabase Inc:iä (tietokanta Irlannissa), Googlea (Google Drive, Sheets ja Slides) ja Proton AG:tä (sähköposti, Sveitsi). Siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.
7. Säilytysaika
Deckhandoff poistaa esitystiedostot ja anonymisoi henkilötiedot automaattisesti [säilytysaika, oletuksena 90] päivän kuluttua tapahtuman viimeisestä päivästä. Tekniikalle toimitetut tiedostot säilytämme tapahtuman Drive-kansiossa [säilytysaika, esim. kunnes tapahtuman tallenteet on julkaistu], minkä jälkeen poistamme ne.
8. Oikeutesi
Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi, pyytää niiden oikaisemista tai poistamista sekä rajoittaa tai vastustaa niiden käsittelyä. Lähetä pyyntö osoitteeseen [sähköposti]. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).
Päivitetty [päivämäärä]Muista myös
- Säilytysaika: pohjan säilytysaika vastaa tapahtuman asetusten säilytysaikaa. Jos muutat asetusta, muuta myös selostetta.
- Drive-kansio: tekniikalle toimitetut tiedostot eivät poistu automaattisesti. Päätä, kuinka kauan säilytät niitä, ja kirjaa se selosteeseen.
- Käsittelysopimus: tietosuoja-asetus edellyttää rekisterinpitäjän ja käsittelijän välistä sopimusta. Valmis sopimus ja ohjeet allekirjoitukseen: Käsittelysopimus.
Pohja ei ole juridinen neuvo. Jos tapahtumassasi on erityisiä tarpeita, tarkistuta seloste asiantuntijalla.